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Roboter entlastet Mitarbeiter und spart viele Stunden Arbeitszeit ein; Mitarbeiterressourcen können nun sinnvoller genutzt werden
Der Salzburger Speziallogistiker Ontime Logistics setzt beim Abgleich der Plankosten mit den tatsächlichen Kosten nun auf künstliche Intelligenz. Mussten bisher täglich mehr als 1500 Belegzeilen in Excel-Tabellen von Mitarbeitern überprüft werden, übernimmt diese mühsame und zeitraubende Aufgabe nun der Computer. Dadurch werden keine Arbeitsplätze abgebaut, sondern Ressourcen für sinnvollere Aufgaben freigemacht. Der Software-Roboter vergleicht die angenommenen Kosten mit den tatsächlichen Rechnungsbeiträgen der Frächter, die für und mit Ontime Logistics arbeiten, und übernimmt so einen wichtigen regelbasierten Geschäftsprozess.
„Unsere großen Frachtpartner schicken teilweise Sammelrechnungen mit hunderten Einzelposten“, erklärt Peter Kainz, CFO bei Ontime Logistics. „Jede noch so kleine Sendung wird einzeln gelistet, hat geplante und tatsächliche Kosten. Diese beiden Beträge können voneinander abweichen, wenn sich zum Beispiel das Paketgewicht ändert oder die Treibstoffpreise variieren. Jeder Beleg muss demnach überprüft werden, ob er mit den geplanten Kosten übereinstimmt. Wenn ja, kann die Buchhaltung die Rechnung freigeben, wenn nicht, müssen die Zusatzkosten überprüft und gegebenenfalls weiterverrechnet werden.“
1500 Belegzeilen müssen täglich geprüft werden
Bisher mussten bis zu 1500 Belegzeilen je Sammelrechnung in Excel-Tabellen händisch überprüft werden: „Das war eine sehr mühsame Aufgabe, die nur hochkonzentriert durchgeführt werden konnte und dementsprechend fehleranfällig war. Durch das Outsourcing an die Software sparen wir nicht nur sehr viel Zeit ein, unsere Mitarbeiter können sich nun auch mit sinnstiftenderen Aufgaben befassen“, so Peter Kainz weiter. „Mit der Kontrolle der Daten einer großen Abrechnung war bisher ein Mitarbeiter einen ganzen Tag beschäftigt, der Roboter braucht dafür knapp drei Stunden und kann natürlich zu jeder Tages- und Nachtzeit eingesetzt werden.“
Roboter erledigt strukturierte Geschäftsprozesse
Die dafür notwendige Software stammt aus Amerika und wird in Österreich über die rpa factory GmbH vertrieben. Geschäftsführer Engelbert Böttinger sieht die Aufgabe seines Unternehmens in der sinnvollen Unterstützung der Unternehmen in den Bereichen Automatisierung und Digitalisierung: „Unsere Software-Roboter interagieren mit beliebigen Anwendungen und Systemen genauso wie Menschen und erledigen dabei strukturierte, regelbasierte Geschäftsprozesse und Aufgaben.
Das Plankosten-Management von Ontime Logistics ist eine ganz klassische Anwendung. Der Roboter liest aus den Belegen die Frächternummer und andere Daten und vergleicht diese mit den Plankosten.
Bei einer Übereinstimmung wird die Buchhaltung per Mail informiert, dass die Rechnung korrekt ist. Bei einer Abweichung macht der Roboter eine Notiz, die später ein Mitarbeiter überprüft und den weiteren Prozess in Gang setzt.“ Somit muss man sich beim Logistiker nur mehr mit den Beträgen beschäftigen, die vom Angebotspreis abweichen.
Bei Ontime Logistics sind derzeit rund 15 große und arbeitsintensive Frächter an das System angebunden, 20 Prozent aller Sendungen werden bereits von der KI überprüft. In den nächsten Monaten sollen weitere Partner an das System angeschlossen sowie zusätzliche Prozesse antrainiert werden.
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Mehr Informationen zu Ontime Logistics unter: www.melzer-pr.com/ontimelogistics