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Laut des kürzlich erschienenen „2020 Intelligent Workplace Report – Shaping Employee Experiences for a World Transformed“ des weltweit tätigen IT-Dienstleistungsunternehmens NTT Ltd, hat COVID-19 unter anderem bewirkt, dass die meisten Unternehmen das Thema „Employee Empowerment“ ganz oben auf die Tagesordnung gesetzt haben: 87 Prozent der weltweit befragten Firmen gaben dabei an, dass Home-Office während der Pandemie eine Herausforderung für die Mitarbeiter war. Arbeitsplatz- und Konnektivitätsprobleme, das Gefühl der Isolation und der Mangel an dedizierten Arbeitsplätzen haben dazu beigetragen. Unternehmen müssen deshalb jeden Aspekt ihrer Arbeitsplatzstrategie prüfen, um die Employee Experience zu optimieren, einschließlich Kultur, Technologie und Standort.
Laut dem Bericht, für den 1.350 Teilnehmer in 19 Ländern befragt wurden, glauben 87% (EU: 80%) der Befragten, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Mittelpunkt der zukünftigen Arbeitsplatzgestaltung stehen werden. 75% (EU: 68%) der Unternehmen sind der Meinung, dass die Mitarbeiter gerne die Wahl und Möglichkeit hätten, in einem Büro zu arbeiten, wenn dies sicher ist. 89% (EU: 85%) sind überzeugt, dass Zeit für Face-to-Face-Besprechungen für Teamarbeit oder bei Kundengesprächen wichtig ist.
Unternehmen sind nach wie vor mit zahlreichen COVID-19-bedingten Herausforderungen konfrontiert und müssen deshalb eine nachhaltigere Strategie entwickeln, um ihren räumlich verteilten Mitarbeitern dauerhaft einen sicheren und komfortablen Arbeitsplatz zu bieten. Während 89% (EU: 84%) der Unternehmen die Bedeutung der Employee Experience als wichtiges strategisches Unterscheidungsmerkmal einschätzen, sind nur 38% (EU: 35%) mit ihren Fähigkeiten in diesem Punkt sehr zufrieden.
Bislang hat weniger als ein Drittel aller Unternehmen (insgesamt: 31%, EU: 29%) seine IT-Strategie angepasst, um so die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter an die neuen Bedingungen anzupassen, und deutlich weniger als die Hälfte (insgesamt: 43%, EU: 42%) hat bereits neue Kommunikations- und Produktivitätswerkzeuge eingeführt. In vielen Fällen wurde es den Mitarbeitern überlassen, ihre persönlichen Geräte und Anwendungen zu nutzen, was das Risiko von Sicherheitslücken massiv erhöht hat. Tatsächlich haben nur 46% (EU: 38%) ihre IT-Security-Kapazitäten erhöht, um die Sicherheit ihrer Organisation und ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
„Das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie das Gesamterlebnis, wie in einer modernen Umgebung gearbeitet wird, sollten im Mittelpunkt der künftigen Arbeitsplatzstrategie stehen. Wir bei NTT in Österreich haben das bereits vor Corona gelebt: Flexible Arbeitsplatzkonzepte oder digitale Kommunikationslösungen für virtuelle Zusammenarbeit sind bei uns State-of-the-art“, erklärt Eva-Maria Huysza, Vice President Human Resources & Communications bei NTT Ltd. in Österreich: „Dennoch ist auch für uns Corona eine Sondersituation. Mit virtuellen Socializing Events konnten wir den Teamspirit aufrechterhalten sowie auch Produktivität und Effektivität im Business Alltag sicherstellen. Es hat sich deutlich gezeigt, dass eine langfristige Strategie für die digitalen Transformation wichtiger ist denn je, um die Zukunft eines Unternehmens zu sichern. Ganz wesentlich ist in diesem Zusammenhang jedoch, nicht auf den Menschen zu vergessen und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor allem auch bei der Einführung von neuen Tools und ditigalen Prozessen zu unterstützen.“
Heute die Arbeitsplatzstrategie für das Büro von morgen festlegen
Laut den Ergebnissen des Reports überprüfen bereits 44% (EU: 40%) der Unternehmen die generelle Bürogestaltung und die Frage, wie sie am besten auf die neuen Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt werden kann.
Hinsichtlich des Umgangs mit Büroräumen im Allgemeinen sind die Befragten gespalten:
Mehr als ein Drittel (34%) der weltweiten Führungskräfte auf C-Level will ihre Bürofläche verkleinern, auf der anderen Seite plant fast ein Viertel (24%) eine Vergrößerung. Die meisten sind sich jedoch darin einig, dass der physische Raum dedizierter und flexibler genutzt wird, um eine kooperativere Umgebung zu ermöglichen:
Vernetzung der lokal verteilten Mitarbeiter: 45% (EU: 38%) der Unternehmen wollen Videokonferenz-/Video-Collaboration-Räume installieren, um Mitarbeiter an entfernten Standorten und Mitarbeiter in den Büros zusammenzubringen.
Unterstützung von Kreativität und Zusammenarbeit: 31% (EU: 25%) wollen Kreativitäts- bzw. Denkräume einrichten.
Vorantreiben aktivitätsbasierter Arbeitsinitiativen: Über ein Viertel (insgesamt: 27%, EU: 26%) will den Platz für individuelle Arbeitsplätze im Büro reduzieren, während für 30% (EU: 29%) der Befragten die Besprechungsräume zunehmen sollen.
Mitarbeiter im Umgang mit intelligente Lösungen unterstützen
Unternehmen hatten zwar Zugang zu einer breiten Palette von digitalen Plattformen und Anwendungen, die rasche Einführung neuer Technologien wurde jedoch nicht immer durch entsprechende Schulungen begleitet. Um Mitarbeiter zur Nutzung neuer Lösungen zu motivieren, ist es wichtig, den Vorteil für jeden Einzelnen klar herauszuarbeiten.
Nur 42% der Unternehmen weltweit haben Zugang zu Arbeitsplatz-Analysemethoden, die sie dabei unterstützen, Probleme, die durch Remote-Arbeit entstehen, zu verstehen und zu bewerten. Durch die Überprüfung im Rahmen von Arbeitsplatzanalysen, welche Anwendungen und Funktionen von den Mitarbeitern genutzt werden, verstehen Unternehmen, wo sie Prioritäten setzen müssen, wie sie Schulungen individuell anpassen und messen können, um so die Akzeptanz, Nutzung und Produktivität positiv zu beeinflussen. Alles zusammen trägt zur Employee Experience bei.
Unternehmen müssen jetzt den Grundstein für die künftige Employee Experience legen
Nachdem sie ihr Unternehmen in den letzten Monaten an die Herausforderungen, verursacht durch die Pandemie, angepasst haben, ist mehr als die Hälfte (55%) der weltweiten Führungskräfte auf C-Level der festen Überzeugung, dass jetzt der Zeitpunkt gekommen ist, den Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen.
Alex Bennett, Vice President of Intelligent Workplace bei NTT Ltd., ist von der Notwendigkeit für Unternehmen, jetzt zu handeln, überzeugt: „Wie sich Unternehmen den Herausforderungen durch COVID-19 stellen und wie sie ihre Arbeitsplatzstrategie neu gestalten, wird den Grundstein für das künftige Arbeiten einer ganzen Generation legen. Die Unternehmen müssen flexibel und entschlossen reagieren. Wir sehen, wie Firmen Veränderungen in Echtzeit vorangetrieben haben – im Vergleich zu den Monaten, wenn nicht gar Jahren zuvor. Diejenigen, die in puncto Employee Experience bereits einen Vorsprung hatten – mit mutigen, datengetriebenen, von Menschen geführten Entscheidungen –, sind jetzt in einer viel stärkeren Position, um eine unterstützende Kultur zu schaffen. Die Menschen zu befähigen und ihnen zu helfen, mehr Erfüllung in ihrer Arbeit zu finden, ist für diese Organisationen von besonderem Wert.“
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